Erstellung einer Betriebskonzeption für den Digitalfunk BOS

Stichwörter

Betriebskonzeption, Organisationsberatung, Prozessmanagement, Strategieberatung, Projektmanagement, Betriebs- und Servicegrobkonzept, Betriebs- und Servicefeinkonzept, ITIL Best Practice“

Aufgabenstellung

Bund und Länder in der Bundesrepublik Deutschland verfolgen das Ziel, ein gemeinsames, auf bundeseinheitlichen Standards basierendes digitales Sprech- und Datenfunksystem für alle Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben (BOS) zu errichten.

Die Einführung des Digitalfunks für die BOS wird auf der Bundesebene zentral durch die Bundesanstalt für den Digitalfunk der BOS (BDBOS) gesteuert. Bei den Ländern liegen insbesondere die Zuständigkeiten für die bauliche Ertüchtigung der Standorte der Basisstationen, die Errichtung eines Accessnetzes, die Beschaffung der Endgeräte und den Aufbau einer Betriebsorganisation. Als Teil der Betriebsorganisation müssen in den Ländern jeweils eine Autorisierte Stelle (AS) eingerichtet und mit den erforderlichen IT-Systemen ausgestattet werden.

Die Bardenheuer GmbH wurde hierzu beauftragt, die folgenden Aufgaben durchzuführen:

1. Erstellung und Beschreibung der Betriebskonzeption
2. Konzeption und Modellierung der betrieblichen Prozesse gemäß „ITIL Best Practice“
3. Konzeption und Erstellung des serverbasierten Betriebshandbuchs

1 Strategie- und Organisationsberatung

Die Bardenheuer GmbH nutzte sowohl bei der Beratung zum Aufbau und zur Ausgestaltung der Betriebsstruktur als auch bei der Erstellung des Grobkonzepts für den operativen Betrieb des BOS-Digitalfunknetz ihr ausgeprägtes und fundiertes Fachwissen auf dem Gebiet der Strategie- und Organisationsberatung.

Die Vorgaben zur Zielsetzung und die Rahmenbedingungen für die Erstellung des Grobkonzepts wurden gemeinsam mit den verantwortlichen Stellen festgelegt. Darauf aufbauend begann die Beschreibung der beteiligten Stellen mit einer groben Aufgabenübersicht (Betriebsfunktionen). In einem weiteren Schritt erfolgte die Definition der grundsätzlichen Anforderungen an die Betriebsstrukturen und an das IuK-Service-Management. Es entstand somit eine Beschreibung der Grundsätze zum Betrieb des BOS-Digitalfunks in dem Bundesland.

2 Erstellung einer Betriebskonzeption

Die Erarbeitung der vollständigen Betriebskonzeption erfolgte in mehreren Schritten. Zunächst wurden Vorgaben, vorhandene Fachkonzepte und weitere rahmenbildende Informationen in einem Grobkonzept zusammengefasst. Mit dieser Grundlage wurden in Zusammenarbeit mit allen beteiligten Stellen die organisatorischen und technischen Ausführungen weiter detailliert. Nach der Zustimmung durch die relevanten Stellen begann die Erstellung der Betriebskonzeption. Aufgrund von Veränderungen im BOS-Digitalfunknetz, der Techniksysteme sowie neuer Erkenntnisse und Erfahrungen unterliegt die Betriebskonzeption einer ständigen Veränderung (lebende Dokumentation).

Digitalfunk-BOS-Konzeption

Das Betriebs- und Servicefeinkonzept (BuSfk) beschreibt alle Prozesse unter Berücksichtigung der „IT Infrastructure Library“ (ITIL). Dabei wurden insbesondere die grundlegenden Stellen (im Sinne von Organisationseinheiten), Rollen und Funktionen, die im Digitalfunk BOS notwendig sind, detailliert beschrieben und anhand der ITIL-„Best Practice“-Vorgaben modelliert.

Aufbauend auf dem Betriebs- und Servicefeinkonzept (BuSfk) und den Prozessen zum Service und Betrieb des BOS-Digitalfunknetzes kann anschließend ein Betriebshandbuch für die Autorisierte Stelle erstellt werden.

Da die reibungslosen Abläufe im Digitalfunk BOS im Vordergrund stehen, sind die folgenden ITIL-Managementkategorien von hoher Bedeutung:

• Service Support
  • Incident Management
  • Incident Management
  • Problem Management (proaktiv, reaktiv)
  • Change Management (Standard, Non Standard, Emergency)
  • Configuration Management
  • Release Management
• Service Delivery
  • Service Level Management
• Security Management

Alle anderen ITIL-Managementkategorien und die darin zusammengefassten Prozesse sind für den Start der Betriebsorganisation für den Digitalfunk BOS vorerst von geringerer Bedeutung, müssen aber im Zuge des Wirkbetriebs beschrieben werden.

Das von Bardenheuer erstellte Betriebs- und Servicefeinkonzept (BuSfk) umfasst folgende Bestandteile:

• Detaillierte Beschreibung der organisatorischen, technischen und personellen Anforderungen
• Detaillierte Beschreibung der beteiligten und betroffenen Behörden, Organisationen/Stellen und externen Firmen (Lieferanten/Dienstleister)
• Beschreibung der Aufgaben, Rollen und Funktionen
• Detaillierte Beschreibung von Service Levels und grundlegenden Qualitäts- und Leistungsanforderungen in Bezug auf die einzelnen Prozesse
• Beschreibung der Einbindung der Autorisierten Stelle in die bundes-/länderübergreifenden Servicestrukturen und Informationssysteme/-prozesse
• Modellierung der Prozesse und Ablauforganisation auf Grundlage einer abgestimmten Prozessbeschreibungsmethodik und unter Nutzung der ITIL-Kategorisierung
• Detaillierte Beschreibung der Organisation des IuK-Service-Managements bzw. Betriebsmanagements in der Autorisierten Stelle

3 Konzeption und Modellierung der betrieblichen Prozesse gemäß „ITIL Best Practice“

Die relevanten Betriebsprozesse sind auf Basis von „ITIL Best Practice“ konzipiert und in einer „Prozesslandkarte“ dargestellt worden. Danach wurden die wesentlichen Betriebsprozesse mit den Aufgabenbereichen, Ergebnissen und Leistungen priorisiert und konkretisiert sowie eine Abstimmung zum Rollenverständnis (Zuständigkeiten/ Verantwortlichkeiten) durchgeführt.

Für eine erfolgreiche Betriebsführung ist der Einsatz einer Prozessmanagementsoftware unerlässlich. Die Berater der Bardenheuer GmbH besitzen fundiertes Know-How in der Modellierung von Betriebsprozessen und in der Darstellung und Optimierung von Prozessen mit diversen Softwareprogrammen. In dem durchgeführten Projekt war die Managementsoftware „sycat“ durch den Auftraggeber vorgegeben. „Sycat“ ist eine leistungsstarke, modular aufgebaute Software und bildet die Basis für einen durchgängigen, ganzheitlichen Ansatz zur Analyse, Modellierung, Simulation, Optimierung und Dokumentation von Geschäfts- und Betriebsprozessen. Dabei ist der Detaillierungsgrad für die Darstellung der Prozesse frei wählbar.

Durch die von den Beratern empfohlene und vom Auftraggeber genehmigte Vorgehensweise bestand die Möglichkeit, Handlungsanweisungen, Checklisten und sonstige externe Dokumente separat abzuspeichern oder in „sycat“ einzubinden. Vorhandene Konzepte ließen sich so problemlos integrieren. Die Organisationen, Rollen und Zielgruppen wurden mit ihren Schnittstellen und als sogenannte „Swimlanes“ dargestellt.

Basierend auf den abgestimmten Prozessen und den Schnittstellen sind dann die erforderlichen Techniksysteme für den Betrieb festgelegt worden.

Bei der Bearbeitung der Aufgaben wurde die bewährte Projektmanagementmethodik der Bardenheuer GmbH angewendet. Zwischenergebnisse sind entsprechend der Projektmanagementmethode der Bardenheuer GmbH gesteuert und kommuniziert worden. Es fand eine kontinuierliche Qualitätskontrolle statt (kontinuierlicher Verbesserungsprozess).