BOS-Betriebshandbuch

Stichwörter

Betriebshandbuch, Organisationsberatung, Prozessmanagement, Betriebskonzeption, Strategieberatung, Projektmanagement, IT-Sicherheit

Aufgabenstellung

Bund und Länder in der Bundesrepublik Deutschland verfolgen das Ziel, ein gemeinsames, auf bundeseinheitlichen Standards basierendes digitales Sprech- und Datenfunksystem für alle Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben (BOS) zu errichten.

Die Einführung des Digitalfunks für die BOS wird auf der Bundesebene zentral durch die Bundesanstalt für den Digitalfunk der BOS (BDBOS) gesteuert. Bei den Ländern liegen insbesondere die Zuständigkeiten für die bauliche Ertüchtigung der Standorte der Basisstationen, die Errichtung eines Accessnetzes, die Beschaffung der Endgeräte und den Aufbau einer Betriebsorganisation. Als Teil der Betriebsorganisation müssen in den Ländern jeweils eine Autorisierte Stelle (AS) eingerichtet und mit den erforderlichen IT-Systemen ausgestattet werden.

Die Bardenheuer GmbH wurde hierzu beauftragt, die folgenden Aufgaben durchzuführen:

1. Erstellung und Beschreibung der Betriebskonzeption
2. Konzeption und Modellierung der betrieblichen Prozesse gemäß „ITIL Best Practice“
3. Konzeption und Erstellung des serverbasierten Betriebshandbuchs

Lösung

1 Erstellung der Betriebskonzeption

Die Bardenheuer GmbH nutzte bei Ihrer Erstellung der Betriebskonzeption für den operativen Betrieb des BOS-Digitalfunknetzes ihr ausgeprägtes Fachwissen auf dem Gebiet.

Abb. 1: Konzept des BOS-Handbuchs

Die Erarbeitung der vollständigen Betriebskonzeption erfolgte in mehreren Schritten. Zunächst wurden Vorgaben, vorhandene Fachkonzepte und weitere rahmenbildende Informationen in einem Grobkonzept zusammengefasst. Dieses bildete die Grundlage für die weitere Detaillierung. In der Zusammenarbeit mit allen beteiligten Stellen wurden hier die organisatorischen und technischen Ausführungen weiter detailliert. Nach der Zustimmung der relevanten Stellen erfolgte die Erstellung der Betriebskonzeption in der für die Anwender nutzbaren Version. Aufgrund von Veränderungen im BOS-Digitalfunknetz, der Techniksysteme, sowie neuer Erkenntnisse und Erfahrungen unterliegt die Betriebskonzeption einer ständigen Veränderung (lebende Dokumentation). Daher war es wichtig, bereits zu Beginn eine Struktur beziehungsweise ein Medium zu wählen, das alle Detaillierungsschritte durchlaufen kann und lediglich an definierten Meilensteinen festgehalten und abgestimmt wird. Die Grobkonzeption wurde bereits in einer Form begonnen, die diesen Anforderungen entsprachen. Damit musste über den gesamten Erstellungszyklus keine Konvertierung erfolgen. Die Feststellung der Detaillierung erfolgte über die Versionierung des Betriebshandbuchs.

Das so gestaltete Betriebshandbuch kann somit einfach gepflegt und fortgeschrieben werden, wobei eine entsprechende Versionskontrolle ermöglicht wird.

Die grundlegende Konzeption des Betriebshandbuchs in der Version 1.0 (Grobkonzept) mit den wesentlichen Informationen enthielt

• die Struktur des Betriebshandbuchs,
• das Design des Betriebshandbuchs,
• grundlegende Definitionen aller Inhalte (Kurzbeschreibungen),
• die Prozessdefinition (Struktur),
• die Organisationsstruktur der Autorisierten Stelle (Aufgaben, Funktionen, Rollen) und
• die Einbringung aller vorliegenden Informationen in das Betriebshandbuch.

Für die Erstellung der Feinkonzeption (BHB 2.0) waren weitere Ausarbeitungen der Inhalte und intensive Abstimmungen mit allen Beteiligten notwendig.

Es beschreibt alle Prozesse unter Berücksichtigung der „IT Infrastructure Library“ (ITIL). Dabei wurden insbesondere alle grundlegenden Stellen (im Sinne von Organisationseinheiten), Rollen und Funktionen, die im Digitalfunk BOS notwendig sind, detailliert beschrieben und anhand der ITIL „Best Practice“ Vorgaben modelliert.

Da die reibungslosen Abläufe im Digitalfunk BOS im Vordergrund stehen, sind die folgenden ITIL-Managementkategorien von hoher Bedeutung:

• Service Support
  • Incident Management
  • Incident Management
  • Problem Management (proaktiv, reaktiv)
  • Change Management (Standard, Non Standard, Emergency)
  • Configuration Management
  • Release Management
• Service Delivery
  • Service Level Management
• Security Management

Das Feinkonzept enthielt dabei:

• Prozessmodellierung und Organisationsbeschreibung mit Abstimmung aller Beteiligten
• Beschreibung der Aufgaben, Rollen und Funktionen
• Detaillierte Beschreibung der organisatorischen, technischen und personellen Anforderungen
• Beschreibung der Einbindung der Autorisierten Stelle in die bundes-/länderübergreifenden Servicestrukturen und Informationssysteme/-prozesse
• Modellierung der Prozesse und Ablauforganisation auf Grundlage einer abgestimmten Prozessbeschreibungsmethodik und unter Nutzung der ITIL-Kategorisierung
• Detaillierte Beschreibung der Organisation des IuK-Service-Managements bzw. Betriebsmanagements in der Autorisierten Stelle
• Detaillierte Beschreibung der beteiligten und betroffenen Behörden, Organisationen/Stellen und externen Firmen (Lieferanten/Dienstleister)
• Weiterführende Einbeziehung vorliegender Informationen (Systemhandbücher, Installationshandbücher usw.)
• Detaillierte Beschreibung von Service Levels und grundlegenden Qualitäts- und Leistungsanforderungen in Bezug auf die einzelnen Prozesse

Für das Betriebshandbuch in seiner ersten freigegebenen und damit einsatzfähigen Version (Version 3.0) wurden alle wichtigen Handlungsanweisungen, Checklisten, Prozessbeschreibungen, Benutzungsanweisungen usw. erstellt und zusammengeführt.

2 Konzeption und Modellierung der betrieblichen Prozesse gemäß ITIL Best Practice“

Die relevanten Betriebsprozesse wurden auf Basis von ITIL Best Practice“ konzipiert und in einer „Prozesslandkarte“ dargestellt. Danach wurden die wesentlichen Betriebsprozesse mit den Aufgabenbereichen, Ergebnissen und Leistungen priorisiert und konkretisiert und eine Abstimmung zum Rollenverständniss (Zuständigkeiten/Verantwortlichkeiten) durchgeführt.

Als zentrale Komponenten für eine erfolgreiche Betriebsführung, wurden die Prozesse mit der Prozessmanagementsoftware „sycat“ definiert. Sycat ist eine leistungsstarke, modular aufgebaute Software und bildet die Basis für einen durchgängigen, ganzheitlichen Ansatz zur Analyse, Optimierung, Modellierung, Simulation und Dokumentation von Geschäfts- und Betriebsprozessen. Dabei ist der Detaillierungsgrad für die Darstellung der Prozesse frei wählbar. Die Berater der Bardenheuer GmbH besitzen fundiertes Know-How in der Modellierung von Betriebsprozessen und bei der Darstellung und Optimierung von Prozessen mit modernen Softwaretools.

Durch die beschriebene Vorgehensweise bestand die Möglichkeit, Handlungsanweisungen, Checklisten und sonstige externe Dokumente separat abzuspeichern oder in „sycat“ einzubinden. Vorhandene Konzepte ließen sich so problemlos integrieren. Die Organisationen, Rollen und Zielgruppen wurden mit ihren Schnittstellen und Werkzeugen als sogenannte „Swimlanes“ dargestellt.

Basierend auf den abgestimmten Prozessen und den Schnittstellen wurden dann die erforderlichen IT-Werkzeuge für den Betrieb festgelegt.

3 Konzeption und Erstellung eines serverbasierten Betriebshandbuches

Abb. 2: Betriebshandbuch

Eine Betriebskonzeption ist ein Zusammenschluss von diversen Dokumenten (z. B. Vorschriften, Regeln, Prozesse, Handbücher), die nach Bedarf weiterentwickelt und aktualisiert werden. Diese Dokumente werden üblicherweise in ein umfassendes Betriebshandbuch einbezogen. Aufgrund des damit verbundenen Umfangs wurde das Betriebshandbuch entsprechend gestaltet, so dass auf die benötigten Inhalte schnell zugegriffen werden kann. Das Betriebshandbuch wurde mittels einer Client-Server-basierten Systemarchitektur aufgebaut, mit der der Inhalt des Betriebshandbuchs mit einem Webbrowser dargestellt wird. Dies hat den Vorteil, dass alle Inhalte des Betriebshandbuchs in elektronischer Form einfach handhabbar, verwaltbar und leicht erweiterbar sind. Weiterhin ist damit eine plattformunabhängige Nutzung des Betriebshandbuchs gewährleistet. An einer zentralen Stelle wurden dazu die Inhalte abgelegt und den Anwendern (Mitarbeiter der Autorisierten Stelle, ggf. Mitarbeiter von Vorhaltenden Stelle, Leitstellen,…) zur Verfügung gestellt. Dabei war darauf zu achten, dass nicht alle Informationen für alle Anwender relevant sind. Prinzipiell umfassen die Inhalte die folgenden Bereiche:

• Administration (Personal, Recht, Vertrag)
• Organisation (Aufbau- und Ablauf)
• IT-Systeme
• Prozesse
• Sicherheit
• Qualität

Die Detaillierungstiefe reichte dabei von der einführenden Erläuterung eines Themas bis hin zu umfassenden Systembeschreibungen, Handlungsanweisungen, Checklisten usw. Dies war nur durch einen hierarchischen Aufbau mit strukturierter Vertiefung möglich.

Als Erweiterung zur Client-Server-Architektur wurde für eine übersichtliche und nutzerfreundliche Administration von der Bardenheuer GmbH ein Content Management System (CMS) erarbeitet und vorgeschlagen, mittels dem auch die Anwenderverwaltung (Nutzer- und Zugriffsrechteverwaltung, Authentifizierung, usw.) erfolgen kann. Das CMS gewährleistet, dass der Inhalt untereinander verlinkt werden kann, damit die Informationen nur an einer Stelle im Betriebshandbuch abgelegt werden, aber an allen Stellen, an denen sie benötigt werden, verfügbar sind (Verfügbarkeit, Authentizität und Integrität).

Bei der Bearbeitung der Aufgaben wurde die bewährte Projektmanagementmethodik der Bardenheuer GmbH angewendet. Zwischenergebnisse wurden entsprechend der Projektmanagementmethode der Bardenheuer GmbH gesteuert und kommuniziert. Es fand eine kontinuierliche Qualitätskontrolle statt (kontinuierlicher Verbesserungsprozess).